Planilha de controle de reservas para pousada: o modelo

O que uma planilha de reservas precisa ter?

Três abas. Menos que isso não responde às perguntas do mês; mais que isso ninguém preenche.

Aba 1 — Reservas: uma linha por reserva, com tudo que você vai querer somar depois. Aba 2 — Mapa: uma linha por quarto, uma coluna por dia. É a defesa contra overbooking. Aba 3 — Resumo: os números do mês, calculados a partir da aba 1.

Aba 1 — Reservas: as colunas certas

A  Código da reserva          I  Nº de hóspedes
B  Nome do hóspede            J  Valor total da reserva (R$)
C  Contato (WhatsApp/e-mail)  K  Canal (Direto / Booking / Airbnb / Outro)
D  Quarto                     L  Comissão do canal (%)
E  Check-in                   M  Comissão em R$  = J * L
F  Check-out                  N  Receita líquida  = J - M
G  Noites  = F - E            O  Status (Pré-reserva / Confirmada / Hospedado /
H  Diária média = J / G          Concluída / Cancelada / No-show)
                              P  Pagamento (Pendente / Sinal / Pago)
                              Q  Ficha do hóspede enviada? (Sim/Não)

Duas colunas fazem a diferença entre planilha bonita e planilha útil:

• A coluna K (canal) é o que permite descobrir quanto a OTA custa de verdade. A comissão padrão da Booking é de 15%, segundo a Hospedin — some a coluna M no fim do mês e você vê o número em reais.
• A coluna Q (ficha enviada) é o controle de conformidade. A ficha digital de hóspede é obrigatória desde 20/04/2026, e planilha não transmite nada sozinha: veja envio da FNRH ao SNRHos.

Aba 2 — Mapa de disponibilidade

Uma linha por quarto, uma coluna por dia do mês. Em cada célula, o código da reserva. Três regras de uso:

1. Preencha o mapa no momento da reserva, não no fim do dia.
2. Uma cor por status: confirmada, pré-reserva com prazo, bloqueio de manutenção.
3. Bloqueio de manutenção entra no mapa. Quarto indisponível que não aparece é overbooking esperando acontecer.

Se duas pessoas lançam reservas, use um arquivo online compartilhado — nunca dois arquivos locais.

Aba 3 — Resumo do mês

Quartos disponíveis .......... quartos × dias do mês
Noites vendidas .............. soma da coluna G (reservas concluídas)
Ocupação (%) ................. noites vendidas ÷ quartos disponíveis × 100
Receita bruta ................ soma de J
Comissões pagas .............. soma de M
Receita líquida .............. soma de N
Diária média (ADR) ........... receita bruta ÷ noites vendidas
RevPAR ....................... receita bruta ÷ quartos disponíveis
Reserva direta (%) ........... noites do canal "Direto" ÷ noites vendidas × 100
Cancelamento + no-show (%) ... noites canceladas ÷ noites reservadas × 100

Essas nove linhas são o painel inteiro de uma pousada pequena. O que cada métrica significa está em RevPAR, ADR e ocupação.

Como usar sem que ela vire mentira

• Uma pessoa responsável por lançar, sempre. Duas pessoas lançando sem combinar é a causa nº 1 de reserva dupla.
• Cancelamento não se apaga, muda de status. Apagar linha destrói o histórico de cancelamento, que é o que revela problema de política — veja como reduzir no-show e cancelamentos.
• Feche o mês no mesmo dia útil, todo mês. Comparabilidade vale mais que perfeição.
• Faça backup semanal. Planilha é arquivo, e arquivo se perde.

Quando a planilha deixa de bastar

Quatro sinais, e um só já é aviso:

1. Você opera três ou mais canais de venda.
2. Já houve overbooking — ou quase, duas vezes.
3. Mais de uma pessoa lança reserva.
4. A recepção digita a ficha do hóspede no balcão, com fila.

A partir daí a planilha custa mais do que economiza. O que fazer nesse ponto está em sistema gratuito para pousada existe? e, se a decisão for trocar, em trocar de sistema hoteleiro.

A coluna Q da sua planilha é a que dói mais: dado de hóspede coletado no balcão. A ViaHotel faz o hóspede preencher antes de chegar, do próprio celular, e entrega tudo conferido. Teste 14 dias grátis, sem cartão.