Custos de uma pousada: fixos, variáveis e a planilha

Qual é a diferença entre custo fixo e variável?

Custo fixo é o que chega mesmo com a pousada vazia: aluguel, salários, internet, contador, seguro, sistema. Custo variável só existe porque alguém dormiu ali: café da manhã, lavanderia, amenities, energia extra, comissão de canal e taxa de cartão.

A separação não é preciosismo contábil. É ela que responde às três perguntas que mais importam: qual é a minha diária mínima, quantas diárias eu preciso vender por mês, e quanto sobra de cada reserva.

Quais são os custos fixos de uma pousada?

Item	Observações
Aluguel ou financiamento do imóvel	Costuma ser o maior fixo isolado
Folha de pagamento e encargos	Recepção, camareira, manutenção, cozinha
Pró-labore do dono	Se você não se paga, a conta está errada
Contador	Mensal, não esqueça o 13º dele
Internet, telefonia e streaming	Serviço básico, não luxo
Energia e água (parcela de base)	A parte que existe mesmo vazia
Seguro do imóvel e responsabilidade civil
Sistema de gestão e ferramentas	Ver modelos de preço de sistema
Marketing recorrente	Anúncios, fotos, conteúdo
Manutenção preventiva	Provisão mensal, não gasto de emergência — calendário anual
Licenças e taxas	Rateie a taxa anual por 12

Quais são os custos variáveis, por diária?

Item	Como calcular
Café da manhã	Custo por hóspede × hóspedes da reserva
Lavanderia e enxoval	Custo por troca × trocas da estadia
Amenities e consumíveis	Kit por quarto ocupado
Energia e água variáveis	Parcela que sobe com ocupação
Comissão de canal	15% na Booking, conforme a Hospedin
Taxa de meio de pagamento	Percentual + valor fixo por transação
Impostos sobre a receita	Conforme o regime — confirme com seu contador
Hora extra de governança em alta	Só aparece quando a casa enche

Os três custos que quase todo mundo esquece

1. Ociosidade de governança. A Portaria MTur nº 28/2025, em vigor desde 15/12/2025, reserva até 3 horas para higienização entre hóspedes, sem cobrança ao hóspede. Essa janela é custo de operação e limita quantas viradas cabem no dia — precisa estar dimensionada na escala, não descoberta no feriado.

2. Reposição de enxoval e colchão. Não é manutenção, é depreciação. Provisione mensalmente com base na vida útil real, usando as quantidades do guia de enxoval.

3. O seu tempo. Se o dono responde WhatsApp até 23h e faz o fechamento no domingo, existe um salário não pago dentro do resultado. Lance o pró-labore no fixo e a conta fica honesta.

A planilha para copiar

PLANILHA DE CUSTOS — pousada        Mês: ________  Quartos: ____

A) CUSTOS FIXOS (mês)
   Aluguel / financiamento .................. R$ ______
   Folha + encargos ......................... R$ ______
   Pró-labore ............................... R$ ______
   Contador ................................. R$ ______
   Internet, telefonia ...................... R$ ______
   Energia e água (base) .................... R$ ______
   Seguros .................................. R$ ______
   Sistema e ferramentas .................... R$ ______
   Marketing recorrente ..................... R$ ______
   Provisão de manutenção ................... R$ ______
   Provisão de reposição (enxoval, colchão) . R$ ______
   Licenças e taxas (anual ÷ 12) ............ R$ ______
                            TOTAL FIXO (A) .. R$ ______

B) CUSTO VARIÁVEL POR DIÁRIA
   Café da manhã por hóspede ................ R$ ______
   Lavanderia por troca ..................... R$ ______
   Amenities e consumíveis .................. R$ ______
   Energia/água variável .................... R$ ______
   Comissão média de canal (%) .............. ____ %
   Taxa de pagamento (%) .................... ____ %
   Impostos sobre receita (%) ............... ____ %
            CUSTO VARIÁVEL POR DIÁRIA (B) .. R$ ______

C) RESULTADO
   Diária média praticada ................... R$ ______
   Margem de contribuição (diária − B) ...... R$ ______
   Diárias para pagar o fixo (A ÷ margem) ... _______
   Ocupação necessária (diárias ÷ quartos÷30) ____ %

Preencha uma vez por mês, sempre com o mesmo critério. Planilha comparável vale mais que planilha perfeita.

Como saber se o seu custo está fora do lugar

Não existe percentual oficial para pousada pequena, e desconfie de tabela de benchmark sem fonte. O que funciona é comparar você com você mesmo: acompanhe cada linha como percentual da receita do seu negócio por três meses. A linha que cresce sem que a ocupação cresça é a que precisa de conversa.

E acompanhe junto o custo por canal: se a comissão de OTA passa de 10% da sua receita total, o problema não é custo — é dependência. O caminho de saída está em como aumentar as reservas diretas, e a leitura mensal do resultado em controle financeiro de pousada.

Este guia é informativo. Percentual de imposto depende do regime tributário — confirme o seu com o contador antes de usar na planilha.

Uma linha da sua planilha some quando o hóspede se atende sozinho: a hora de responder as mesmas perguntas. A ViaHotel faz isso 24h pelo QR Code, a partir de R$ 29/mês. Teste 14 dias grátis, sem cartão.